従業員1人あたり月5万円のコストダウン？メールの受信や返信対応にヒント

あなたは、自分の会社の従業員が毎日、メールの受信や返信の対応をするために、どれだけの時間を使っているか把握されていますか？

もちろん、業種業態によって違いはありますが、日本ビジネスメール協会の調査によると「ビジネスメールを1通書くのに、63%を超える人が5分から10分かかっている」というのですから驚きです。

「5分から10分」と言うと幅が広いですから、間を取って「7分」としても、1日10通のメールを書くと70分となり、1日8時間の内、その15％近くをメールの返信対応に使っていることになります。

これは、もちろん「一人あたりに掛かっている料金」です。上の「毎月の料金」の平均は約5万円となりますので、5人の従業員がいれば月額25万円、10人の従業員がいれば月額50万円は、従業員に対して、メールの受信の返信対応をするために支払っている料金となるのです。

もちろん、従業員の給料は固定給ですので、メールの返信対応をするかどうかで、目に見えてコストが変わることは無いかもしれません。しかし現在従業員が、メールの返信対応に割いている時間を、もっと他の事（例えば新規顧客の獲得営業や企画など）に使うことで、売上や利益を伸ばすことは可能です。

最近では、メールの受信や返信作業のみをアウトソーシング（外注）できる会社も出てきていますし、電話代行業者の中でも、コールセンター業務のオプションとして格安でサービスを提供しているところもあるようです。

もちろん、全てのメールを外部にアウトソーシング（外注）出来るわけではないでしょう。しかし、「問い合わせ」や「ご注文」、「納期の調整」や「発注」など、ある程度のマニュアルがあれば、返信対応可能なメールもあるでしょう。

その部分だけをアウトソーシングし、今まで従業員がメールの受信返信の対応に使っていた「月平均一人5万円の料金」を、更なる売上や利益を増やす方向へ向けるのはどうでしょうか。

電話代行業者などへ支払う料金は掛かりますが、その料金を支払って余りあるメリットがあるかもしれません。無料お試しキャンペーンなどがある場合は、その期間を使って本当に効果があるのか試して見られるのもいいかもしれませんね。

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