電話受付代行とメール送信代行を利用した社内情報共有法

会社やお店の注文や問い合わせを、24時間体制で受付ける等の理由で、電話代行サービスを利用するなら、セットでメール送信代行サービスの利用も検討されると良いでしょう。

その理由は、「外部から入ってくるすべての情報を把握共有し、一元管理することが可能になる」というものです。では、電話受付代行とメール送信代行とに分けて、それぞれの具体的に見てみることにしましょう。

電話受付代行を利用する

まず電話の受付代行を利用する時点で、「言った言ってない」がなくなります。電話代行を利用すると、通常音声は録音されています。また、受けた電話の内容が、メールで送信されてきますので文章として残ります。
情報を管理するために、受けた電話の内容をメールで送信してもらう際、担当者の携帯メールアドレスだけでなく、担当者の上司や管理者等へも「Ccメール」（同じメールを複数の人に同時に一斉送信する機能で、カーボン・コピーの略です）で送信してもらうようにしましょう。
携帯メールだけだと、情報は担当者で止まっていまいがちですが、Ccメールを活用し、管理者にメールを送信しておくことで、情報の把握共有が可能となります。

メール送信代行を利用する

次にメールの送信代行を利用すると、まず担当者ベースでの、メールの対応忘れやメール放置がなくなります。また、メール送信代行のためには、メールを読む必要もありますから、当然メール受信代行も行います。
そのため、受信したメールの内容を共有し、事前にクレームやトラブルが拡大しそうなメールを把握することができます。
メールの送信代行に関しても、電話代行の時と同様にCcメールを活用しすることで、管理者にメールを送信しておくことで、情報の把握共有ができるでしょう。

以上の理由により、電話受付代行とメール送信代行を同時に利用することで、情報の共有と一元管理が可能であることが、お判り頂けたでしょうか。

費用面が心配だという方も安心してください。一昔前と違い、電話受付代行とメール送信代行をセットでアウトソーシングしても、激安といえる程の価格での導入が可能です。

10日から1ヶ月程度の無料期間などを設けて、お試し導入が可能な会社もありますので、この機会に一度、電話受付代行とメール送信代行の導入を検討されてみるのはいかがでしょうか。

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