メール苦情対応をコールセンターに任せるべき理由

電話だけでなくメールでの苦情（クレーム）対応を考えていて、そのメール対応のノウハウが社内にないのであれば、電話代行だけでなく、メール苦情代行もできるコールセンターを探して利用するのがおすすめです。

電子メールは電話とは違い、相手の状況に関わらず、24時間365日送受信できる、とても便利なコミュニケーションツールです。しかしその反面、電子メールは電話とは違い、声から相手の感情や心境を読み取ることができません。

電話であれば、声のトーンや抑揚、話すスピードや音量で、怒っているのかそうでないのか、聞いているだけなのか指摘されているのか、その他さまざまな情報が読み取れるのですが、電子メールでは一切そのような情報がありません。

通常のビジネスメールであっても、説明不足や言い回し、言葉足らずなどの理由により、相手を不愉快にさせることはよくあります。あなた自信も、不愉快と感じるメールを受け取られた経験が、一度や二度はあるでしょう。

このように、通常のビジネスメールであっても、相手を不愉快にさせる可能性が高いのです。それが、苦情（クレーム）へのメール対応であればどうでしょうか。良い結果を予想するほうが難しいとは思いませんか？

そのため、苦情は専門のノウハウを持ち、メール苦情代行をしてくれるコールセンターに、メール対応の全てを任せたほうがいいと言えるのです。

もちろんコールセンターは、苦情以外の内容、例えば、問い合わせや質問、また注文などのメール代行も、アウトソーシング（外注）することが可能です。

全てのメールの受信や送信を、コールセンターで一元管理し対応することで、メールの返信を忘れてしまったり、担当者によって対応が違うなどがなくなり、応対品質を上げることも可能でしょう。

少しでも競争他社と区別化を図り、そして競争に打ち勝つために、この機会に一度、コールセンターを使ったメール代行対応を検討してみられてもいいかもしれません。

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