電話秘書代行のシステムと確認しておくべき5つの機能

電話秘書代行(電話代行)を使う場合、高品質な電話オペレーターの対応は当然として、ユーザー(あなたの会社)が使うシステムも高品質であるかどうかを確認すべきでしょう。

どれだけ高品質な電話オペレーターであったとしても、使っているシステムが低品質であれば、例えば、こんな不具合が考えられます。

  • 双方向(オペレーターとユーザー)の連絡がスムーズにいかない
  • 受けた電話の内容が確認できない
  • 過去の対応履歴の検索ができない
  • Windows(ウインドウズ)、またはパソコンからしか閲覧できない(Macやスマートフォンに対応していない)
  • その日一日が終わってからしか更新されない

もし、電話秘書代行が、このような使い勝手の悪いシステムを使っているなら、仮にどれだけ電話オペレーターが高品質でも、ストレスが溜まるばかりで満足できるはずがありません。

もちろん、高品質なのがシステムだけで、電話オペレーターの品質が悪いというのは論外です。やはり電話秘書代行を使うなら、システムと電話オペレーター、その両方が高品質であることを確かめるべきでしょう。

しかし、「高品質なシステム」といっても具体性がありません。電話秘書代行(電話代行)を使う場合、最低限確認しておきたい機能を、5つあげておきましょう

  1. 双方向(オペレーターとユーザー)の連絡が簡単に出せるシステムである事
  2. 受けた電話の内容が即座に確認できる事
  3. 過去の対応履歴が一覧で見られ、出来れば検索できる事
  4. クラウド型の「WEB管理システム」を採用していてMacやスマートフォンでも使える事
  5. すべての指示や報告がリアルタイムで更新されていく事

さて、いかがでしょうか。以上を参考に、高品質な(できれば最新型の)システムを導入している電話秘書代行を使われると良いでしょう。

システムが高品質かどうか、電話秘書代行のオペレーターはどうかと確認するなら、一定期間無料のキャンペーンを行っている電話秘書代行を探すと、無料でお試しすることができて便利です。

通常、お試し期間中は、いつ解約しても料金が掛かりませんので(これはお試し申し込みの際に、必ず電話で確認してください)、じっくり使ってピッタリの電話秘書代行を見つけてみてください。

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