電話代行への委託業務を明確にして賢く経費節減

電話代行とひとことでくくっても、その業務は多肢にわたります。例えば、一例を挙げてみます。

このように、受信（インバウンド）のみの対応や、発信（アウトバウンド）を絡めて対応する必要のあるもの、協力業者の手配まで行うものまで様々です。

ですから、「電話代行を使う」と決めたなら、「具体点に何の業務を代行させたいのか」という部分を明確にして置く必要があるでしょう。

まず現在、従業員が行っていて、手間がかかっているもの、本業務の妨げになっているもの、過度の時間が割かれているものなど、電話代行を検討するきっかけとなった理由を思い出してみてください。

業務フローを作るなどしながら、次の点を明確にして紙やパソコンのメモ帳などに書き出しておくと良いでしょう。

どの業務を電話代行に外注（アウトソーシング）させたいのか（業務の明確化）
業務が明確出ない場合、時間とお金を無駄にする可能性が高くなります。希望ですので、遠慮せずに、電話代行にさせたい業務を全て書き出してみましょう。
それにより、どのように業務が改善されるのか（結果の予想）
電話代行を使うにも関わらず、最初から業務の改善が見込めないなら、誰も費用をかけて電話代行に業務委託することはないでしょう。どの程度の業務改善が見込めるのかをあらかじめ予想しておくことは重要です。
電話代行へ委託する優先順位はどのような順番か（優先順位の決定）
優先順位を付けておく事で、後で電話代行プランを選ぶ段階で、予算オーバーの際に省くものが、事前に明確になります。
無理なく掛けられる予算は、毎月どの程度か（費用の確保）
定常業務を委託する訳ですから、当然、毎月継続して費用がかかることは避けられません。無理なく割ける予算を把握しておくことは重要です。

ここまで明確になれば、あとは、今書き出した代行させたい業務を、代行する事ができる電話代行会社を、インターネットや広告を見て探していくだけです。初月無料など、お試し期間無料を使って探せば、より少ない初期投資で良い電話代行を探すことができるでしょう。

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