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予約受付に電話代行を使って失敗しない「３つの条件」
顧客からの電話予約への受付対応に、電話代行サービスを利用ようと考えられる方は多いでしょう。しかし、実際に電話代行を予約受付のために導入してから、「こんなはずじゃなかった」と後悔されることも多いようです。
実は、予約受付として電話代行を使うときに、必ず必要な「３つの条件」があるのです。しかし、多くの方は、はじめて電話代行を利用されるため、この「３つの条件」を知らずに電話代行を探し、契約してしまうのです。では、その「３つの条件」とは何でしょうか。順に見ていきましょう。
- 双方向システムで情報共有は必須
予約受付と言っても、いつも予約が空いている訳ではなく、相手の予約したい日時に、こちらの予定が空いている必要があります。都度、「確認して折り返します」と受け答えしていたのでは、せっかくの電話代行も無駄になります。
そのため、こちらの予約の空き状況と電話で入った予約が、即時（リアルタイム）で確認しあえる、双方向システムが使える電話代行を選ぶ必要があります（グーグルカレンダーでの代用も便利ですが、これは誤って予定を削除した場合、一切記録が残りませんので注意が必要です）。 - 予約以外の簡単な問い合わせにも応えられるのは必須
いくら「予約受付専用ダイヤル」と言っても、60%以上の方は、「いくつか質問してから予約を取る」と仰います。質問をする度、「確認して折り返します」では、予約受付までいかずに予約を取りこぼしてしまうかもしれません。
業種にもよりますが、通常「よくある質問」は、10項目で収まると言われます。あなたの業種はどうですか？いままで、顧客から予約受付の前にされたことのある質問を書き出してみて下さい。
多くの場合、それは4から7項目で、多くても10項目以内で収まります。この程度のQ&Aに対応してくれる電話代行を選ぶ必要があります（Q&Aがないプランは格安で、Q&A対応のオプションが割高な電話代行に注意してください）。 - 営業時間外でも受けてくれるのは必須
せっかく、（それが例え安い料金だったとしても）費用をかけて電話代行を使うのですから、できるだけ長い時間対応して欲しいと思います。もし電話代行が、営業時間内しか予約受付をしてくれないのだとしたら、他の時間に取れたかもしれない予約受付を捨てているのと同じです。
営業時間より少しでも長く、できれば24時間365日、定休日や土日、祝日や深夜間でも、構わず対応して、予約受付をしてくれる電話代行を選ぶのがよいでしょう（基本料は格安で、24時間対応のオプションが割高な電話代行に注意してください）。
この「３つの条件」に沿って、予約受付を行う電話代行を選べば、失敗することは無いと言えるでしょう。それでも、やはり実際に使ってみなければ判らない部分があるのも確かです。
そこは、「３つの条件」を満たした上で、2週間無料や初月無料など、お試し期間を設けて無料キャンペーンを行っている電話代行を見つけ、お試しして見られることをおすすめいたします（お試し前に、無料期間内であれば、期間内に解約しても、一切料金がかからない電話代行かどうかを確認されてくださいね）。
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